IFRS Geschäftsberichte ab 2020 verpflichtend im XBRL Format

Die neue revolutionäre Anforderung der ESMA, das „European Single Electronic Format“ (ESEF) wird die analoge Welt der Geschäftsberichte ab 2020 ablösen.

Bisher werden in Deutschland und vielen anderen europäischen Ländern die Geschäftsberichte hauptsächlich im gedruckten bzw. PDF Format erstellt und veröffentlicht. Abgesehen davon, dass der mühsame Prozess der Erstellung in vielen Rechnungswesen-Abteilungen noch durch viele manuelle Tätigkeiten geprägt ist, ist auch die Verwendung der Berichte durch Investoren und Analysten ein manueller Prozess. So müssen die Jahresabschlüsse manuell in Rating-Systeme übernommen werden, denn ein PDF ist kein maschinenlesbares, strukturiertes Format. Ein eigenes Design, beliebige Reihenfolgen und die sogenannten „Entity specific disclosures“, also individuelle Positionen erschweren das automatische Auslesen der Bilanz-, Gewinn- und Verlustrechnung. Von den oftmals sehr umfangreichen Anhangangaben ganz zu schweigen. Um diese Nachteile zu überwinden, wurde XBRL (eXtensible Business Reporting Language) als Format für elektronische Dokumente im Bereich der Finanzberichterstattung entwickelt.

 

Unstrukturiertes PDF und ausgedruckte Berichte werden abgelöst

Das XBRL Format erlaubt es, die Geschäftsberichte zu strukturieren, Inhalte eindeutig zu kennzeichnen und damit maschinenlesbar zu machen. Zum Beispiel erhalten die Umsatzerlöse den eindeutigen technischen Namen ifrs: Revenue, auch „Tag“ genannt. Hiermit wird die entsprechende Zahl im Geschäftsbericht wie mit einem Barcode gekennzeichnet. Die sogenannten XBRL Taxonomien stellen dabei „Vorlagen“ zur Verfügung, welche auf unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards, z.B. IFRS, beruhen können. Die IFRS Taxonomie ist also eine Art generischer Kontenplan für alle möglichen IFRS Positionen.

 

Der in der Grafik auf der linken Seite dargestellte XBRL Report referenziert die Taxonomie-Positionen von der rechten Seite für jede "getaggte", also mit einem eindeutigen technischen Namen versehene Zahl.

 

Die ESMA hat entschieden, dass ab dem Jahr 2020 das ESEF Format für alle börsennotierten und nach IFRS bilanzierenden Konzerne in Europa XBRL sein wird und hat eine erste ESEF Taxonomie erstellt. Diese entspricht im Wesentlichen der IFRS Taxonomie. Damit entfällt das in einigen Ländern bisher vorhandene Wahlrecht, einen Geschäftsbericht nur in gedruckter Form zu veröffentlichen. Damit sind auch alle in Deutschland ansässigen, börsennotierten Konzerne von der Verpflichtung betroffen, die Geschäftsberichte in XBRL an den Bundesanzeiger zu übermitteln. Eine direkte Übermittlung an die ESMA ist nicht vorgesehen, die nationalen Aufsichtsbehörden bzw. Unternehmensregister bleiben in der Pflicht. In ganz Europa sind nach Schätzung der ESMA ca. 7.000 Konzerne betroffen.

 

Online-Berichte durch die Hintertür: iXBRL ist in HTML eingebettetes XBRL

Die ESMA hat auch schon konkretere Details zur geplanten Umsetzung veröffentlicht. So soll das sog. Inline XBRL (auch iXBRL) Format verwendet werden – ein in XHTML eingebettetes XBRL. Dies hat den Vorteil, dass ein XBRL Bericht mit jedem Web-Browser betrachtet werden kann. Faktisch wird damit nicht nur XBRL zur Pflicht, sondern auch der HTML Geschäftsbericht, der von einigen Konzernen bereits als sogenannter „Online-Bericht“ freiwillig veröffentlicht wird. Ein sehr rudimentäres Beispiel für einen iXBRL IFRS Bericht können Sie hier betrachten.

Um den Aufwand für die Unternehmen zu Beginn überschaubar zu halten, hat die ESMA entschieden, dass nur die „main financial statements“ wie Bilanz, GuV, Cash-Flow und Eigenkapitalspiegel detailliert getaggt werden müssen. Die Anhangkapitel dürfen als ganzer „Block“ mit einem XBRL Tag versehen werden, so dass erstmal nicht jede Zahl im Anhang identifizierbar gekennzeichnet werden muss.

 

Für „entity specific disclosures“ muss die ESEF/IFRS Taxonomie erweitert werden

Unternehmensspezifische Positionen, die nicht durch die ESEF/IFRS-Taxonimie abgedeckt sind, werden als „Entity Specific Dislosures“ bezeichnet und erfordern eine individuelle Anpassung der ESEF/IFRS Taxonomie und können über so genannte Taxonomie-Erweiterungen in die Taxonomie mit aufgenommen werden. Dabei muss für eine spezielle Position, die so nicht durch IFRS vorgesehen ist, wie z.B. segmentspezifische Umsätze durch das meldende Unternehmen zur Taxonomie hinzugefügt werden. Dieses Vorgehen hat in den USA, wo börsennotierte Unternehmen schon seit mehreren Jahren XBRL an die SEC melden müssen, zu erheblichem Aufwand und auch Protesten geführt. Im Unterschied zur vorgesehenen Umsetzung der ESMA muss dort nämlich auch der Anhang detailliert als XBRL gemeldet werden. Ein Umstand, der dem „interactive data“ Projekt der SEC sehr viel Kritik eingebracht hat und die Datenqualität der XBRL Dateien verschlechtert hat. Denn die Folge war, dass die Unternehmen sehr viele Positionen als „Erweiterungen“ klassifiziert haben. Solche Taxonomie-Erweiterungen sind aber nicht mehr standardisiert und daher auch nicht mehr maschinellen Analysen zugänglich. Die XBRL Meldungen verlieren dadurch für Analysten und Investoren an Wert.

 

Die einzigen "Pflichtfelder" in der ESEF Taxonomie sind im Wesentlichen Kontextinformationen und Standard-Positionen für ganze Anhangkapitel. Die AMANA XBRL Cloud bietet einen generischen Editor zum Erstellen von beliebigen XBRL Meldungen.

 

Die ESMA ist sich dieser Problematik bewusst und schlägt vor (neben dem „Block-Tagging“ des Anhangs), dass Positionen über ein sog. „Anchoring“ den semantisch zugehörigen Positionen zugeordnet werden müssen. Im Beispiel wären also die segmentspezifischen Umsätze eine Erweiterung, die jedoch durch einen Link zu den Umsätzen semantisch verbunden werden müsste.

 

Die ESEF XBRL Taxonomie 2017 im SmartNotes Mapping Dialog - Positionen können per Drag&Drop zugeordnet werden.

 

Die genauen Regeln, die sogenannten Filing Rules, müssen durch die ESMA noch weiter spezifiziert werden. Auch die Frage, wie und ob der XBRL Bericht dann durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft werden muss, ist noch nicht final geklärt. Fest steht aber, dass die XBRL Berichte rechnerisch korrekt sein müssen. In der Taxonomie sind entsprechende Vorgaben zur Berechnungsgrundlage einzelner Positionen in der sogenannten „Calculation Linkabse“ enthalten. Damit werden auch keine Rundungsdifferenzen mehr akzeptiert und entsprechende XBRL Berichte als nicht valide bewertet.

Zur Vereinfachung der Erstellung von validen XBRL Berichten, sind sowohl in SmartNotes als auch der XBRL Cloud Funktionen zum Validitätscheck enthalten. Damit kann z.B. direkt bei der Berichtserstellung ein entsprechender Validierungsreport aufgerufen werden, der eine Übersicht der noch nicht validen Berechnungsregeln anzeigt. Die Basis der Validierung sind immer die in der aktuellen Taxonomie hinterlegten Validierungsregeln. Diese werden automatisch von SmartNotes oder der XBRL Cloud ausgewertet und dargestellt. Eine manuelle Anpassung seitens des Nutzers ist dabei nicht notwendig.

 

Make or Buy Entscheidung – Inhouse als bessere und einfachere Alternative

Neben den Folgen der „äußerlichen“ Veränderung der Finanzberichterstattung hat die neue ESMA Regel auch gravierende Folgen für den Prozess der Finanzberichterstellung. Die einzelnen Positionen müssen der Taxonomie zugeordnet und die Inhalte im Bericht getaggt werden. Theoretisch kann das Rechnungswesen die neue Anforderung auslagern und den traditionell erstellten Bericht durch einen Dienstleister umwandeln lassen. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis aus mehreren Gründen als eher ungeeignet erwiesen. (i) Die Zuordnung der Positionen zur ESEF/IFRS Taxonomie und vor allem auch die Einordnung der unternehmensspezifischen Erweiterungen kann am besten durch die an der Erstellung beteiligten Experten erfolgen. Diesbezügliche Erläuterungen an einen externen Dienstleister verlängern den Erstellungsprozess zusätzlich. (ii) Eine Rückmeldung bezüglich der Validierungsabweichungen erfolgt erst sehr spät im Erstellungsprozess bzw. kurz vor Veröffentlichung. (iii) Die Übermittlung mehrerer Versionen an den externen Dienstleister für Validierungschecks führt zu einem erheblichen Kostenanstieg. (iv) Die Nachkontrolle der vom externen Dienstleister erstellten Instanz muss als zusätzlicher Prozessschritt in die Erstellung mit eingeplant werden und verlängert den Prozess noch einmal zusätzlich. (v) Die extern erstellten Taggings stehen im nächsten Jahr nicht noch einmal zur Verfügung und müssen im neuen Bericht erneut angelegt werden.

Damit plädieren wir für einen Inhouseansatz, um sowohl das Know How im Unternehmen zu halten, den Prozess möglichst effektiv darzustellen und die Zusatzkosten möglichst gering zu halten.

 

Die Integration von XBRL in den Geschäftsberichtserstellungsprozess ist unumgänglich

Eine bessere und bewährte Methode ist also, XBRL in den Prozess der Geschäftsberichtserstellung zu integrieren. Dazu können Software-Lösungen verwendet werden, welche die Verknüpfung von Konten und Positionen aus Buchhaltungs- bzw. Konsolidierungssystemen direkt mit den Bilanzzeilen und den XBRL Taxonomie Positionen verknüpfen. Ein Disclosure Management System wie SmartNotes von AMANA bietet dabei Funktionen, mit denen auf Knopfdruck die Zahlen im Bericht aktualisiert werden können. Das XBRL Mapping und Tagging ist dabei integraler Bestandteil – wenn eine Bilanzposition den entsprechenden Positionen und Konten zugeordnet wird, kann direkt per Mausklick die entsprechende IFRS Position aus der Taxonomie ausgewählt werden. Das so erzeugte Mapping muss nur einmal angelegt werden und steht anschließend in allen nachfolgenden bzw. vorgerollten Berichten weiterhin zur Verfügung.

 

Mit SmartNotes lässt sich der Prozess der Geschäftsberichtserstellung optimieren - XBRL ist nur ein weiteres Ausgabeformat.

 

In SmartNotes kann per Knopfdruck dann ein Word/PDF, HTML oder XBRL Bericht erzeugt werden. Es ist keine Konvertierung oder manuelle Überführung der Daten in das jeweilige Format notwendig. Manuelle Übertragungsfehler können so nicht entstehen, so dass auf das damit verbundene Korrekturlesen verzichtet werden kann. Wenn gewünscht, kann der Bericht in SmartNotes sogar in allen Formaten mit einem druckreifen CI Design versehen werden, was zusätzlich Zeit und Kosten erspart.

 

50% der DAX Konzerne vertrauen auf die AMANA Lösung für die integrierte Geschäftsberichterstellung

SmartNotes wird von über 150 Konzernen, darunter 50% der DAX-Konzerne wie Allianz, Bayer, Daimler, Deutsche Bank oder Vonovia heute schon verwendet um die letzte Meile der Geschäftsberichtserstellung zu optimieren – für unsere SmartNotes Kunden wird XBRL keine große Herausforderung.

Informieren Sie sich auch im Rahmen unseres Webinars am 21. August um 14 Uhr über das ESEF und die Möglichkeiten des XBRL-Taggings in SmartNotes. Philipp Stampfuß, Richard Bössen und Björn Bielesch stehen Ihnen für alle Fragen zu diesen Themen zur Verfügung.

Mehr Informationen zu SmartNotes finden Sie hier.

Vortragender

Das Webinar wird gehalten von Björn Bielesch.

Termin

21.08.2018 (Dienstag), 14:00 bis ca. 15:30 Uhr.

Online-Schulung | Webinar

AMANA nutzt für die Webinare das Angebot von "WebEx". Der Referent teilt hierbei seinen Bildschirm über das Internet, der Ton wird über das Telefon übertragen. Die Teilnehmer können sich daher auch mit Fragen einbringen und bei Bedarf sogar selbst den Bildschirm teilen.

Die Teilnahme am Webinar ist kostenfrei.

Wir freuen uns über Ihre Teilnahme: Jetzt über den LINK anmelden!

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne unter @ info[at]amana-consulting.de oder T +49 201 94622 800 zur Verfügung.

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