Neues Jahresrelease SmartNotes 2.5 wird veröffentlicht

Am 17. November ist es so weit: Das neue Release 2.5 von SmartNotes, dem führenden Redaktionssystem für die Erstellung von Finanzberichten, wird veröffentlicht. Das neue Release enthält viele interessante und auch große Änderungen, manche davon bieten Ihnen neue Funktionen und Möglichkeiten, wie z.B. das neu entwickelte Rollenkonzept oder die Factory Integration, andere werden Sie eher indirekt wahrnehmen, durch wesentliche Verbesserungen der Performance.

Webinarankündigung:

Die Neuerungen möchten wir Ihnen gerne im Rahmen eines ca. 1,5 stündigen Webinars vorstellen. Das Webinar wird an den folgenden Terminen stattfinden, wobei die Termine jeweils als Alternative zu verstehen sind:

Donnerstag: 09.11.2017, 10:30 Uhr (Deutsch)

Dienstag: 28.11.2017, 15:00 Uhr (Englisch)

Mittwoch: 13.12.2017, 14:00 (Deutsch)

Freitag: 19.01.2018, 10:30 (Englisch)

AMANA nutzt für die Webinare das Angebot von "WebEx". Der Referent teilt hierbei seinen Bildschirm über das Internet, der Ton wird über das Telefon übertragen. Die Teilnehmer können sich daher auch mit Fragen einbringen und bei Bedarf sogar selbst den Bildschirm teilen.

Die Teilnahme am Webinar ist kostenfrei.

Wir freuen uns über Ihre Teilnahme: Jetzt über den LINK anmelden!

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne unter @ info[at]amana-consulting.de oder T +49 201 94622 800 zur Verfügung.

Darüber hinaus haben wir natürlich wieder alle Neuerungen im SmartNotes Handbuch mit „New“ versehen, so dass Sie auch dort leicht für Sie zu finden sind.

 

Nun zu den Neuerungen im Einzelnen:

Das neue Rollenkonzept:

Die bisherige Berechtigungspflege erfolgt auf Basis von Benutzern und Benutzergruppen, die mit den jeweiligen Rechten versehen werden und das entweder auf globaler Ebene (für das gesamte SmartNotes System), auf Dokumentebene (für ein einzelnes Dokument) oder auf Kapitelebene (für bestimmte Kapitel). In der neuen SmartNotes Version wurde als alternative Möglichkeit die Berechtigungsvergabe über Rollen implementiert. Hierbei ist es möglich, unterschiedliche Sets von Berechtigungen in Rollen zu bündeln und so die Berechtigungsverwaltung zu vereinfachen. Die Vergabe auf globaler, Dokument- oder Kapitelebene bleibt dabei erhalten.

Was ist der Unterschied? Rollen und die darin gebündelten Berechtigungen orientieren sich an tatsächlichen Funktionen, z.B. Word-Editor, Qualitätssicherer, etc.. Gruppen bündeln dagegen einzelne Benutzer. Damit können einem Nutzer unterschiedliche Rollen auf unterschiedlichen Ebenen (Global, Dokument, Kapitel) zugeordnet werden.

Daraus ergeben sich zwei Vorteile:

  • Änderungen an den Rollen müssen nur einmal vorgenommen werden und vererben sich dann automatisch auf alle zugehörigen Nutzer und Nutzergruppen auf allen Ebenen.
  • Bei der Neu-Anlage von Berichten können Berechtigungen relativ schnell auf Basis der bestehenden Rollen zugeordnet werden, die Berechtigungspflege reduziert sich auf ein Minimum.
Rollenadministration

 

Rollenzuweisung auf Kapitelebene

 

Serverseitige Office-Verarbeitung:

Mit der neuen Version haben wir die 2015 begonnene Office XML-Umstellung weiter fortgeführt. Hierbei geht es um die Art und Weise wie SmartNotes Office Dokumente verarbeitet. Während in der Vergangenheit die Dateien clientseitig durch Interaktion mit den Office-Applikationen verarbeitet wurden, erfolgt die Verarbeitung nun serverseitig durch Eingriffe in die XLSX bzw. DOCX-Dateien. Nachdem in der SmartNotes-Version 2.3 die Verarbeitung der Excel-Dokumente umgestellt wurde, haben wir uns in diesem Jahr den Word-Dateien gewidmet.

Die neuen Verarbeitungsroutinen bringen keine sichtbaren neuen Funktionen, aber einen gehörigen Geschwindigkeitszuwachs. In unseren Tests lagen wir bei einem Faktor 4, also achten Sie einmal darauf, wenn Sie ein Ergebnisdokument erstellen oder Word-Dokumente öffnen. Der nicht unerhebliche Aufwand hat sich hier richtig gelohnt.

Auch die Stabilität ist deutlich erhöht. Bei der clientseitigen Verarbeitung konnte es in Einzelfällen passieren, dass Word aufgrund der vielen Interaktionen bei der Ergebnisdokumenterzeugung abstürzte. Die Erstellung des Gesamtdokuments musste dann erneut angestoßen werden. Diese Abstürze sollten nun der Vergangenheit angehören.

Aufgrund der außerordentlichen Komplexität der Umstellung können wir, trotz gründlichen Testens, Kinderkrankheiten nicht ausschließen. Die neue Office XML-Verarbeitung haben wir daher abschaltbar implementiert, so dass ein Wechsel auf den bisherigen Modus jederzeit möglich ist.

 

Integration der SmartNotes Factory:

Bei der SmartNotes Factory geht es um die Erstellung von gleichartigen Berichten am Fließband. In einem Masterdokument kann eine Kapitelstruktur inklusive der zugehörigen Excel-, Word- und Powerpoint-Schnipsel definiert und an eine beliebige Zahl von Subdokumenten (Gesellschaften) vererbt werden. Inhalte, die für alle Dokumente gleich sind, können zentral im Master geändert werden und werden in allen Subdokumenten direkt sichtbar.

Auch die Kontenzuordnung in Excel kann zentral im Master gepflegt werden und wird von allen Subdokumenten geerbt. Trotzdem haben die Subdokumente einen eigenen Zahlenhaushalt, so dass die Daten der jeweiligen Gesellschaften, auf Basis des im Master vorgenommenen Mappings, angezeigt werden.

Individualisierungen des Inhalts der Subdokumente sind möglich, indem entweder Dokumentvariablen wie der „Name der Gesellschaft“ oder die „Namen der Geschäftsführer“ verwendet werden. Oder es wird gleich ein ganzes Kapitel für die individuelle Bearbeitung durch die Gesellschaft freigeschaltet.

Die Factory wurde in den letzten 3 Jahren als eigenständige Version entwickelt und jetzt als separates Modul in die neue SmartNotes Version integriert. Wir möchten uns an dieser Stelle noch einmal bei allen beteiligten Kunden bedanken, die uns mit Rat und Feedback bei der Weiterentwicklung der SmartNotes Factory unterstützt haben.

Der häufigste Einsatz ist bisher die Produktion von Geschäftsberichten von Einzelgesellschaften. Wir haben aktuell einen neuen SmartNotes Kunden gewonnen, der genau das machen möchte und zwar mit etwas über 900 Subdokumenten. Wir freuen uns schon alle auf dieses Projekt und die damit verbundenen Herausforderungen.

 

 

Import:

Beim Import haben wir ebenfalls einige Neuerungen und Erweiterungen eingeführt:

  • Gleichlautende Parameter, die für mehrere Datenquellen gelten, können zentral für alle Datenquellen geändert werden. Das ist z.B. praktisch, wenn man eine Vielzahl von SAP-BW Queries importiert, die mit ähnlichen Parametern „gefüttert“ werden. Die Eingabe muss nun nicht mehr für jede Query erfolgen, sondern nur ein einziges Mal.
  • In die gleiche Richtung geht die Verwendung von Dokumentvariablen: Als Parameter für unsere Verarbeitungsfunktionen (Registerkarte „Mapping“ in der Import-Verwaltung) sind nun auch Variablen erlaubt. Wir haben das für einen Kunden entwickelt, der sein Monatsreporting mit SmartNotes macht. Anstatt nun jeden Monat für jede Query den zu importierenden Monat anzupassen, wird einmal die Variable „currentMonth“ z.B. von „9“ auf „10“ gesetzt und schon werden Oktober-Zahlen nach SmartNotes importiert.
  • Der Import wurde um mehrere Verarbeitungsfunktionen erweitert. Beispielsweise können nun mehrere Spalten der Datenquelle summiert werden. Anwendungsfall war hier eine Query, die zwar die Monatsscheiben einzeln liefert, jedoch nicht den kumulierten Wert. SmartNotes kann nun direkt beim Import die Summe über die Monatsscheiben berechnen.
  • Eine weitere Anwendung, die mit den neuen Verarbeitungsfunktionen möglich ist, ist die automatische Sortierung der Gesellschaften in einer Tabelle wie „Forderungen gegen verbundene Unternehmen“. SmartNotes kann nun die Werte der jeweiligen Forderungen und die Namen aus den Quelldaten importieren und automatisch nach Größe sortieren.
  • Für IBM TM1 haben wir eine neue Schnittstelle entwickelt, die auf dem TM1 Rest Service basiert.

Fußnotenspalten:

Fußnoten können jetzt auch über den Rundungsassistenten vergeben werden. Dadurch können Fußnoten nun automatisch vom Jahr in das Vorjahr vorgerollt werden und auch automatisch für alle Sprachen angelegt werden.

In der SmartNotes Factory können die Fußnoten in den Subdokumenten überschrieben werden.

 

Weitere Verbesserung:

Darüber hinaus haben wir eine Vielzahl von kleineren Verbesserungen vorgenommen, die wir hier nur kurz erwähnen möchten.

  • firesys: Die firesys Schnittstelle wurde weiter optimiert, hier wurde das Zusammenspiel von SmartNotes und der neuen firesys Version verbessert.
  • Disclosure Checklist: Über die Disclosure Checklistenfunktion können jetzt nicht mehr nur IFRS- sondern auch HGB-Checklisten importiert werden. Zusätzlich wurde das Handling in Word vereinfacht: Es werden z.B. zwei Absätze verschmolzen, dann werden alle vorher vorhandenen Tags zusammengeführt.
  • Think Cell: Für Think Cell wurde ein erstes einfaches Interface integriert.
  • Berechtigungen: Der (leidige) Doppelklick bei der Berechtigungspflege wurde überarbeitet. Zukünftig reicht es einmal in die Checkboxen zu klicken um eine Berechtigung zu setzen.
  • Excel: In den programmierten „exact,,,“ Spalten werden die exakten Werte jetzt auch für Summen automatisch berechnet und ausgegeben.
  • Auswertung Berichtsdaten / Report Data Sets: Die Auswertung zeigt eine Übersicht über alle im Dokument vorhandenen Berichtsdaten. Diese wurde um den „Exakten“ und den „Alten Wert“ erweitert. Diese stehen jetzt also nicht mehr nur im Rundungsassistenten / DataView zur Verfügung.
  • Auswertung Position verwendet in / Position used in: Der Bericht wurde um die Information der Datenquellen erweitert.
  • Serverlogs: Die Logdatei (Protokolldatei) des SmartNotes Servers konnte bisher nur über die IT-Abteilung zur Verfügung gestellt werden. Ab jetzt ist sie über den Menüpunkt „Hilfe“ auch direkt aus dem Cockpit heraus abrufbar.

 

  • SmartNotes-Temp Ordner: Der Ordner für die temporäre Zwischenspeicherung von Schnipseln ist jetzt nutzerspezifisch in den Benutzereinstellungen definierbar.

 

  • Funktion Word-Aktualisierung temporär deaktivieren: Diese Funktion deaktiviert die Aktualisierung von Tabellen und Fließtextzahlen beim Öffnen von Word-Dateien. Dies führt dazu, dass sich die Word-Dateien schneller öffnen. Die Funktion lässt sich innerhalb einer SmartNotes Sitzung an- und abstellen. Beim Neustart von SmartNotes ist die Funktion grundsätzlich nicht aktiviert.

 

  • Individuelle Zahlen- und Ausgabeformate: Werden in einem Kapitel oder einem Dokument individuelle Zahlen oder Ausgabeformate verwendet, dann können diese jetzt zentral zurückgesetzt werden.

 

Wenn Sie Fragen zu dem Jahresrelease SmartNotes 2.5 haben, dann kontaktieren Sie uns.

AMANA consulting GmbH
Veronikastraße 36
45131 Essen
Deutschland

T +49 201 94622 800
@ info [at] amana-consulting.de

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